Directiesecretaresse / Office Manager

Wij zijn Waard Verzekeringen. Wij maken deel uit van Chesnara, een succesvolle Engelse beursgenoteerde verzekeringsonderneming gespecialiseerd in het beheren van verzekeringsportefeuilles.

Wij beheren middels een modern administratiesysteem kostenbewust en kostenefficiënt verzekeringsportefeuilles voor een aantal verzekeraars. Waard Verzekeringen werkt op basis van een "volmacht", dat wil zeggen voor en namens andere verzekeraars.

Bij Waard Verzekeringen werken 25 enthousiaste collega’s. De sfeer binnen de organisatie is informeel, collegiaal en betrokken.

Wij zoeken voor 32-40 uur per week een enthousiaste directiesecretaresse met affiniteit voor juridische zaken (corporate affairs). In deze functie ben je samen met een collega verantwoordelijk voor het ondersteunen van het management en het uitvoeren van secretariële- en administratieve taken. Het betreft een functie voor langere tijd met uitzicht op een vast dienstverband.

Functieomschrijving

  • Je zorgt voor een effectieve en efficiënte ondersteuning van de directie maar ook het ondersteunen van andere afdelingen (bijvoorbeeld finance en juridische zaken) is voor jou geen enkel probleem;

  • Nauwkeurig agendabeheer, het verzorgen van de (mail)correspondentie en telefoonafhandeling zijn onderdeel van je tweede natuur;

  • Organisatie van (Engelstalige) corporate meetings en voorbereiden van bijbehorende documenten;

  • Het plannen, voorbereiden en bewaken van wederkerende (governance-) activiteiten alsmede het notuleren van interne en externe overleggen van de directie behoren tevens tot je takenpakket;

  • Inrichten en bijhouden van HRM procedures, in samenwerking met collega’s van een zusterbedrijf;

  • Het bijhouden van het contractenregister;

  • Het organiseren en/of uitvoeren van facilitaire zaken.

Functie-eisen

Je bent gedreven, stressbestendig en hebt een sterke persoonlijkheid. Servicegericht en discreet, flexibel en proactief speel je in op de omstandigheden. Je bent accuraat, een prima organisator en legt gemakkelijk contact. Vanzelfsprekend ben je een kei in de operationele planning en controle en in het toepassen van moderne digitale ondersteuningsmiddelen voor dossiervorming en agendabeheer.

  • HBO werk- en denkniveau;

  • Een juridische- of HRM-achtergrond of ervaring (eventueel) aangevuld met een secretariële opleiding;

  • Minimaal 5 jaar secretariële werkervaring op directieniveau;

  • Ervaring in de (financiële-) dienstverlening en/of in een gereguleerde omgeving heeft de voorkeur;

  • Kennis van en vaardig in MS Office modules waaronder Excel en presentatieprogramma’s;

  • Bij voorkeur ervaring met Sharepoint/Afas Profit;

  • Goed in plannen en prioriteiten stellen, kennis van organisatie en documentatie van projecten, van processen en ondersteunende middelen;

  • Sterk in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;

  • Vaste werkdagen zijn de woensdag en vrijdag, overige dagen in overleg.

Interesse? Reageer dan snel! Graag ontvangen wij voor 10 april a.s. jouw CV met motivatie op het e-mailadres: secretariaat@waardverzekeringen.nl Voor meer informatie kun je bellen met Jessica Vlaar op 088-3741030.